Le logiciel d’EDI : 5 bonnes raisons de passer à l’ère du numérique

L’échange de données informatisé (EDI) est un terme qui désigne le processus d’échange de données par voie électronique. Il s’agit de la transmission électronique de documents commerciaux courants tels que les bons de commande, les factures électroniques, les niveaux d’inventaire et les avis d’expédition d’un matériel informatique comme un ordinateur à un autre.

Les solutions logicielles EDI permettent d’échanger des documents et des données sur plusieurs plateformes et programmes. Ce qui était auparavant des opérations manuelles nécessitant des appels téléphoniques, des télécopies ou du papier comme moyen de communication entre les entreprises se fait maintenant entièrement par EDI. Cette transition digitale relie les producteurs, les distributeurs et les détaillants dans un réseau mondial inter-entreprises via leurs systèmes d’information.

Pour mieux comprendre les avantages de ces logiciels, voici 5 bonnes raisons de les utiliser.

1. La sécurité et la simplicité

L’édition numérique des données dans vos systèmes permettra à votre équipe informatique et à vos employés de les localiser plus facilement. Le personnel de vente et d’entreposage bénéficiera de la création automatisée de commandes de vente, de factures électroniques, de rapports d’expédition et d’autres documents.

Seules des personnes autorisées ont accès au système d’EDI, qui est doté de pistes d’audit et d’archives pour tracer l’utilisation et maintenir la sécurité. Il favorise la transparence des connexions professionnelles en utilisant des confirmations électroniques pour garantir la réception des documents entre les parties.

L’intégration de l’EDI à votre système ERP présente d’autres avantages, notamment la cartographie et l’automatisation d’activités commerciales supplémentaires.

2. La précision

Avec un système d’EDI, l’information partagée entre les organisations devient plus fiable. En réduisant la saisie manuelle et redondante des données, les entreprises constatent une diminution des erreurs. Avec l’accès aux données du système ERP, les solutions d’EDI ne fournissent pas seulement un moyen de faire circuler l’information, mais garantissent également que l’information consultée et reçue est non seulement correcte, mais aussi que les critères de la transaction sont respectés.

Cela améliore la relation client, en réduisant les rétrofacturations coûteuses, les retards de livraison et la tarification erronée des produits.

L’automatisation des activités manuelles libère le temps de vos employés, qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et leur fournit les outils dont ils ont besoin pour être plus productifs. Cela a pour conséquence une baisse des ruptures de stock et des commandes annulées.

En automatisant l’échange de données entre les applications tout au long de la chaîne d’approvisionnement, les données de l’entreprise peuvent être fournies à temps et suivies en temps réel.

3. Le gain de temps et l’amélioration de la vitesse de circulation des données

Certains avantages du passage de l’ère manuelle à la transformation numérique sont facilement perceptibles. Comme troisième exemple, vous avez la rapidité avec laquelle les informations circulent entre les systèmes. Les commandes entrantes sont produites automatiquement à l’aide d’un logiciel d’EDI, sans qu’il soit nécessaire de faire appel à un utilisateur ou à un employé.

Il n’y a pas de décalage horaire à subir et il n’y a également pas de télécopie ou de trace écrite, ce qui permet d’améliorer le flux de trésorerie, d’accélérer le cycle d’achat et de vente, de réduire les délais d’exécution et de gérer les stocks plus facilement.

4. La réduction des coûts

D’un point de vue purement financier, la transformation digitale vers l’EDI présente de nombreux avantages. L’échange de documents en ligne améliore la rapidité et la visibilité des transactions tout en réduisant les dépenses liées aux opérations manuelles.

Le passage aux transactions d’EDI permet de réduire ou d’éliminer les dépenses liées au papier, à l’impression, à la photocopie, au stockage, au classement, à l’envoi et à la récupération des documents. Cela réduit les coûts de transaction d’au moins 35 %.

Il est estimé que le traitement manuel d’une commande coûte une trentaine d’euros environ. Toutefois, une commande traitée par EDI coûte environ 2 euros. Mais la réduction des coûts est loin d’être le seul avantage de l’adoption de l’EDI.

Les erreurs causées par des scans illisibles, des commandes manquantes ou des commandes téléphoniques mal prises sont éliminées, ce qui permet à vos employés de gagner du temps dans le traitement des différends relatifs aux données.

5. L’impact positif sur la stratégie commerciale

Parmi les enjeux de l’EDI, figure en bonne place son impact sur la stratégie commerciale de l’entreprise. Sur ce point, il faut noter que l’EDI fournit une visibilité en temps réel du statut des transactions. Cela permet aux entreprises d’adopter un modèle commercial axé sur la demande plutôt que sur l’offre. Ce nouveau modèle commercial leur permet de prendre des décisions plus rapidement et de répondre plus vite aux demandes changeantes des clients et du marché.

Le logiciel d’EDI réduit les délais d’amélioration des produits et de livraison des nouveaux produits. De plus, il rationalise votre capacité à pénétrer dans de nouveaux marchés.

Il favorise également la responsabilité sociale et le développement durable des entreprises en remplaçant les procédures papier par des alternatives électroniques et en fournissant un langage commercial standard qui permet d’intégrer des partenaires commerciaux partout dans le monde. Cela vous aidera à économiser de l’argent tout en réduisant vos émissions de CO2.